外贸如何告诉客户复工通知

疫情后,复工需通知客户

新冠疫情导致许多地方实施封城和限制措施,很多企业暂停了生产。随着疫情的降温和控制,政府开始逐步放宽限制,许多企业计划恢复生产。作为外贸企业,我们需要及时向客户告知复工的计划和情况,以维护客户信任。

选择合适的时间告知客户

告知客户复工原则上应在企业内部确定恢复生产计划后尽快进行,但也不能草率发送。需要根据客户所在国家/地区的疫情状况选择合适的时间,避免资讯传达得太早或太晚,影响客户决策。同时也应考虑不同时区的差异,选择工作日的工作时间进行告知,更容易获得客户及时反馈。

用邮件的方式进行第一轮告知

邮件是首选的告知方式,因为其统一、直接且有记录可考。Email内容应简明扼要,提及企业内部已决定于某日期恢复生产,同时表达对客户健康与安全的关切。邮件中可附带企业近期防疫与营运安排,以示企业已做好防疫预案,尽量安抚客户疑虑。邮件后期可用电话跟进,了解客户是否有任何疑问需要解答。

邮件内容重点说明生产恢复安排

邮件内容主要应包括企业生产计划恢复的时间节点,以及生产恢复后各阶段的计划安排,比如初期将如何处置原材料短缺问题,后续会如何补齐订单交货时间等。这可以让客户了解企业恢复后的具体做法,暂时纾解客户因交货延后所带来的各项压力。邮件也可以说明如有任何疑问,欢迎客户主动联系商务人员获取进一部信息。

电话跟进解答客户疑虑

邮件告知后,商务应主动联系客户进行电话跟进,了解客户对邮件内容的理解程度,以及是否有任何疑问或担忧。这一环节很重要,通过语音交流能更直观和全面掌握客户真实想法,为后续提供参考。同时,商务也能利用此机会解答客户疑虑,甚至进行一定程度的订单讨论,使客户信心可靠。电话沟通能起到定心丸的作用,有利于复工工作的顺利进行。

告知终了询问客户需求

最后,邮件或电话的告知告一段落后,商务需询问客户后续是否需要提供更多资讯或服务支持。这不仅可以锁定客户后续需求,为再次接触奠定基础,同时也能巩固客户观感,维系客户关系。客户给出的反馈,将成为企业下一步工作的重要参考。只有把握客户需求和心理,企业才能在疫情中让客户感知到关怀。

常见问答(FQAS)

Q1:企业复工后,交货时间是否会延后?

邮件内容应说明生产恢复后,初期可能由于原材料短缺问题造成一定的交货延迟。但企业将尽最大努力补齐订单,不会出现过长的延迟。若有任何延迟情况,企业会事先与客户沟通确定新的交货期。

Q2:企业复工后生产能力是否受影响?

疫情期间,企业员工安全有保障,生产线也启动过检,能力基本不受影响。企业会按客户需求全力生产,期待客户继续支持。

Q3:如需修改订单数量或配送地点,该如何操作?

订单修改请与原商务联系人沟通后协商确定。企业在保障供应链顺畅的同时,也尽量满足客户合理需要,一道走过难关。

Q4:企业是否采取了疫情防控措施?

邮件可附上企业近期新冠疫情防控措施介绍,包含员工体检、 workshop消毒等具体事项,让客户放心。

Q5:客户是否需要现场考察企业防疫情况?

企业开放客户现场考察生产线和防疫情况,也可以通过视频会议解答客户疑问。疫情期间,建议通过线上方式first,确保员工与客户健康为重。

更新时间:2024-10-24